Data entry adalah salah satu jenis tugas atau pekerjaan yang semakin dibutuhkan sekarang ini. Dalam pekerjaan entri data, dibutuhkan keterampilan komputer memadai termasuk dituntut teliti dan serba cepat. Kualitas dan akurasi data bisa berperan penting untuk operasional perusahaan atau bisnis.
Tanpa data entry yang memadai, maka akan susah untuk mengambil keputusan dalam berbisnis. Simak lebih lanjut mengenai pengertian, skill, tanggung jawab dan aspek lainnya seputar data entry.
Apa itu Data Entry?
Apa itu data entry? Inilah proses input, modifikasi dan manajemen data pada sistem database atau komputer melalui sumber-sumber tertentu. Melalui data entry, data yang tadinya banyak dan berantakan, bisa menjadi lebih rapi.

Entri data perlu memastikan data tersaji pada format terorganisir dengan struktur yang baik. Semua itu dibutuhkan supaya data bisa lebih mudah dikelola termasuk digunakan untuk analisis bagi berbagai departemen. Sumber datanya bisa secara digital seperti formulir online misalnya maupun bentuk fisik seperti proposal.
Untuk kebutuhan perusahaan, peran data entry adalah hal yang sangat krusial mengingat mereka butuh data yang rapi dan akurat. Data yang berkualitas bisa menunjang pelaporan maupun analisis untuk mengambil keputusan terbaik.
Apa Saja Tanggung Jawab Pekerjaan Data Entry?
Sebagai yang bekerja sebagai asisten administrasi, data entry merupakan tugas sehari-hari saya. Untuk memastikan setiap departemen mendapatkan manfaat maksimal dari data-data yang tersedia, berikut beberapa tanggung jawab data entry:
1. Input dan verifikasi data
Tanggung jawab utama sudah tentu adalah memasukkan data, data bisa didapat dari berbagai sumber termasuk fisik. Data tersebut diinput ke database atau sistem lain secara teliti dan efisien. Dalam prosesnya, data tersebut perlu diverifikasi agar dipastikan akurat.
Bisa dengan cross check atau memeriksa kembali informasi yang sudah dimasukkan.
2. Modifikasi data
Sering kali data yang sudah diinput perlu dimodifikasi atau diperbarui. Ini juga termasuk tanggung jawab lainnya supaya database punya akurasi tinggi dan bisa dipercaya.
3. Deteksi kesalahan
Kesalahan kelola data bisa terjadi juga dan petugas data entry perlu mengidentifikasinya. Saat ada kesalahan, perlu diperbaiki supaya keseluruhan data sudah sesuai dengan fakta dan standar perusahaan.
4. Manajemen berkas
Tanggung jawab lainnya yaitu menyusun dokumen dan menyimpannya dengan baik. Bukan hanya dokumen digital saja tapi juga dokumen fisik. Pengelolaan berkas ini perlu terorganisir supaya akses ke data bisa mudah dan efisien.
Lebih dari itu, data entry juga seputar keselarasan kerja dengan prosedur, standar dan kebijakan organisasi. Baik itu seputar bagaimana cara menangani data, prosedur keamanan dan aspek lain sebagainya.
Keterampilan atau Skill Data Entry
Kesuksesan data entry adalah bisa dipengaruhi oleh basis skill atau keterampilan. Beberapa skill tertentu menjadi kebutuhan penting bagi mereka yang bekerja dalam bidang ini. Berikut beberapa skill data entry:
1. Detail-oriented
Pengelolaan data sangat membutuhkan orientasi detail. Dengan ketelitian tinggi, maka bisa dipastikan data yang dimasukkan merupakan yang sebenarnya. Perhatian tinggi terhadap detail bisa meminimalisir kesalahan input data.
2. Penggunaan software
Hard skill satu ini dibutuhkan apalagi dengan semakin intensnya implementasi software manajemen data. Setidaknya petugas data entry perlu memahami cara kerja Google Sheets dan Microsoft Excel.
3. Keterampilan mengetik
Terampil dalam mengetik bukan hanya soal cepat atau tidaknya saja tapi juga harus akurat. Tanpa keduanya, maka aktivitas input data menjadi kurang optimal.
4. Analitis terhadap data
Maksudnya adalah bisa memverifikasi data lalu menganalisisnya agar bisa dipastikan konsisten dan akurat. Pada dasarnya keberadaan data itu untuk dianalisis, sehingga kemampuan analitis penting untuk data entry.
5. Mampu bekerja mandiri dan berkelompok
Ada saatnya seorang data entry bekerja mandiri dan bersama tim. Jika bisa beradaptasi dengan baik pada keduanya, maka bisa lebih efisien mengerjakan data entry.
Lebih dari itu, data entry juga membutuhkan keterampilan komunikasi, koordinasi dan organisasi dokumen. Jadi, bukan seputar data dalam database saja yang diurus, tapi sumber dokumen seperti dokumen kertas perlu disimpan secara rapi juga.

Seperti Apa Contoh Pekerjaan Data Entry?
Dalam praktiknya, cukup beragam pekerjaan data entry di kehidupan nyata. Untuk memahami lebih jelas, simak contoh tugas data entry berikut:
- Arsip dokumen: Pekerjaan mengubah dokumen kertas atau fisik ke format dokumen digital. Dokumen tersebut diarsipkan dengan rapi dan terstruktur.
- Input data kuesioner: Setelah pembagian kuesioner atau survei dilakukan, selanjutnya perlu dimasukkan hasil datanya ke sistem sehingga bisa dianalisis.
- Input data pelanggan: Bagi perusahaan, data-data dari pelanggan punya peran penting. Misalnya data nama, nomor kontak, alamat, sosial media dan sebagainya. Data-data pelanggan tersebut bisa diinput ke CRM untuk dikelola secara optimal.
- Mengelola data inventaris gudang: Data inventaris misalnya stok produk, lokasi barang, harga dan sebagainya perlu diinput. Karena terus berubah, maka data inventaris tersebut juga perlu diperbarui secara rutin.
- Mengelola formulir keuangan: Formulir atau data keuangan misalnya kuitansi dan faktur. Data-data seperti ini perlu diinput ke sistem akuntansi perusahaan.
Belajar Data Entry
Untuk mendalami data entry, Anda bisa mempertimbangkan kursus Microsoft Excel dari Coding Studio. Anda bisa mempelajari data entry dengan praktik langsung, dibimbing mentor berpengalaman dan jadwal belajar yang fleksibel.