Penulis: Gabriella Marsella
Program: In-House Training – B2B Training
Dalam laporan Future of Jobs Report oleh World Economic Forum (WEF) 2023, salah satu keterampilan teknis yang paling dibutuhkan di masa depan adalah data management dan automation. Keterampilan ini juga mencakup penguasaan berbagai tools seperti Microsoft Excel, Power BI, dan SQL.
Namun, realitas di lapangan menunjukkan kesenjangan kompetensi. Berdasarkan survei internal Forum Human Capital Indonesia (FHCI) terhadap 12 BUMN besar, hanya 30% pegawai level awal yang menguasai formula lanjutan Excel. Lebih mengkhawatirkan lagi, hanya 5% dari mereka yang pernah menggunakan Power Query atau Macro VBA.
Perlu diketahui bahwa Microsoft Excel saat ini bukan hanya sekadar alat bantu perhitungan sederhana, melainkan sebuah platform integrasi data dan automasi yang dapat mengurangi beban kerja manual secara signifikan.
Di sektor pemerintahan, kemampuan ini sangat dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data yang cepat dan tepat. Sebagai salah satu contoh, Kementerian Kesehatan (Kemenkes) membutuhkan solusi yang tepat untuk menangani beban pengelolaan data kesehatan dalam jumlah besar secara berkala.
Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, Coding Studio menyelenggarakan pelatihan daring bertajuk “Automasi Database dengan Microsoft Excel” pada tanggal 13–17 November 2023.
Pelatihan ini dirancang untuk memperkuat kompetensi teknis bagi staf di berbagai divisi, termasuk HR, Finance, dan Operasional.
Baca juga: Memahami Peran Microsoft Excel untuk Analisis Data
Microsoft Excel untuk Proses Bisnis Kemenkes yang Lebih Baik
Pelatihan ini dilakukan untuk meningkatkan efisiensi kerja–salah satunya dengan mengoptimalkan penggunaan Microsoft Excel, tools utama yang digunakan dalam banyak pekerjaan administrasi, analisa data, hingga pelaporan di lingkungan BUMN maupun instansi pemerintah.
Sayangnya, survei keterampilan digital nasional yang dilakukan oleh Digital Talent Scholarship dan World Bank pada tahun 2022 menemukan bahwa lebih dari 68% pekerja level entry hingga mid-level masih menggunakan Excel secara manual. Mereka tidak memanfaatkan fitur otomatisasi atau integrasi data yang lebih canggih seperti PivotTable, Query, maupun Macros.
Tingginya ketergantungan pada proses manual ini menyebabkan penghambatan produktivitas, bahkan meningkatkan risiko kesalahan dalam pelaporan. Melalui pelatihan ini, Kemenkes berupaya meningkatkan skill teknis karyawannya untuk proses bisnis internal yang lebih efisien dan akurat.
Tantangan yang Dihadapi Tim Kemenkes
Berdasarkan hasil observasi internal dan survey terhadap kebutuhan pelatihan di sektor pelayanan publik dan industri, ada beberapa tantangan yang dihadapi oleh tim kemenkes. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Penyusunan Laporan Periodik dengan Jumlah Data Besar
Divisi HR, Finance, dan Operasional Kemenkes rutin melakukan pelaporan berbasis data yang berasal dari berbagai unit. Akan tetapi, proses rekap dan pengolahan data yang besar ini membutuhkan ketelitian tinggi serta waktu pengerjaan yang lama.
2. Aktivitas Rekap Data Secara Manual
Mayoritas staf masih melakukan input dan rekap data secara manual di Excel, tanpa dukungan formula otomatis atau fitur integrasi antar sheet maupun file. Hal ini menyebabkan duplikasi data, proses analisis yang lambat, serta meningkatkan potensi human error.
3. Skill Teknis yang Mempengaruhi Performa Kerja Entry dan Mid Level
Kompetensi digital–khususnya dalam mengoperasikan Excel secara optimal–menjadi kendala utama yang dihadapi oleh staf yang berada di level pelaksana dan pengawas. Banyak dari mereka belum familiar dengan teknik efisiensi data seperti penggunaan VLOOKUP, INDEX-MATCH, Power Query, atau bahkan fitur Macro VBA yang sangat berguna untuk automasi proses berulang.
Solusi yang Diberikan dalam Pelatihan Excel
Pelatihan Automasi Database dengan Microsoft Excel ini menghadirkan tiga solusi utama yang praktikal dan relevan dengan kebutuhan kerja Kemenkes. Berikut adalah penjelasan singkatnya:
1. Automasi Formula Lembar Kerja dalam Microsoft Excel
Pertama, peserta dibekali kemampuan penyusunan formula dinamis untuk kebutuhan HR, finance, dan operasional. Materi ini mencakup rumus IF, IFS, SUMIF, COUNTIF, hingga fungsi gabungan seperti TEXT, DATE, dan FILTER. Dengan begitu, peserta mampu menyederhanakan proses perhitungan dan rekap data berkala.
2. Integrasi Database dengan Interactive Dashboard
Kemudian, peserta dikenalkan dengan konsep transformasi data menggunakan fitur Power Query dan Pivot Table. Ini membuat mereka dapat menyatukan data dari berbagai sumber sekaligus memvisualkannya dalam dashboard interaktif yang real-time. Fitur ini sangat berguna untuk pelaporan yang sifatnya evaluatif, terutama bagi pihak manajemen.
3. Excel Shortcut dan Data Developer (Macros)
Selain aspek formula dan integrasi, peserta juga mempelajari penggunaan shortcut keyboard untuk efisiensi kerja. Selain itu, mereka juga diajarkan dasar Macro VBA untuk melakukan automasi berulang–seperti generate laporan, filter data spesifik, atau membuat tombol interaktif di worksheet.
Ketiga solusi tersebut dirancang dengan pendekatan praktikal berbasis studi kasus yang relevan dengan pekerjaan harinnya. Tak hanya belajar teori, mereka dapat mengimplementasikannya ke dalam pekerjaan masing-masing.
Implementasi Pelatihan Microsoft Excel
Pelatihan ini dilaksanakan selama 5 hari melalui platform video conference dan menggunakan metode pembelajaran live teaching, screen sharing, praktik mandiri, dan diskusi interaktif.
Total pesertanya terdiri dari lebih dari 30 staf yang berasal dari tiga divisi utama: HRD, Keuangan, dan Operasional. Setiap sesi difokuskan pada topik tertentu, dengan alur pembelajaran sebagai berikut:
- Hari 1: Pengenalan Excel untuk database dan penggunaan fungsi dasar hingga menengah.
- Hari 2: Teknik rekap dan pengelolaan data menggunakan fungsi logika dan lookup.
- Hari 3: Penerapan Pivot Table dan Chart untuk membuat laporan interaktif.
- Hari 4: Penggunaan Power Query untuk koneksi database lintas file dan sheet.
- Hari 5: Pengenalan Macro VBA dan pembuatan form sederhana otomatis.
Selama pelatihan berlangsung, peserta juga diberikan modul pelatihan, video rekaman, serta workbook untuk praktik mandiri.
Hasil Evaluasi Pelatihan Excel dalam Kemenkes
Berdasarkan survey evaluasi pasca-pelatihan, sebanyak 92% peserta menyatakan pelatihan ini sangat membantu meningkatkan efisiensi kerja mereka. Selain itu, sebanyak 87% dari mereka merasa lebih percaya diri untuk menyusun laporan berbasis data besar secara otomatis.
Bahkan, pelatihan ini juga menyebabkan perubahan positif dalam cara kerja lintas divisi. Berkat fitur Power Query dan data connection antar file, mereka bisa membuat laporan secara real-time dan auto linked.
Selain meningkatkan kemampuan teknis peserta, pelatihan ini juga mempercepat proses kerja secara internal. Secara manual, proses rekap dan pelaporan akan memakan waktu sekitar 2-3 hari. Kini, mereka dapat menyelesaikannya hanya dalam waktu 1 hari saja!
Berikut adalah pencapaian yang dirasakan langsung oleh masing-masing divisi utama di Kemenkes.
- Divisi HR: Dengan pelatihan ini, divisi HR mampu menyusun laporan cuti, absensi, dan payroll secara otomatis.
- Divisi Keuangan: Pelatihan Excel ini membuat staf divisi keuangan mampu mengelola data pemasukan dan pengeluaran bulanan secara dinamis.
- Divisi Operasional: Sementara dalam divisi operasional, mereka bisa membuat dashboard evaluasi kegiatan yang otomatis berubah menyesuaikan update data.
Lakukan Transformasi Digital Instansi Melalui Pelatihan Excel
Berdasarkan artikel ini, dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan Corporate Training “Automasi Database dengan Microsoft Excel” bersama Kemenkes merupakan langkah progresif dalam mendorong digitalisasi proses administrasi dan pelaporan. Dengan pendekatan berbasis kebutuhan kerja nyata dan praktik langsung, pelatihan ini berhasil memberikan dampak nyata bagi kinerja tim HR, Finance, dan Operasional.
Untuk ke depannya, sebaiknya Kemenkes melakukan pelatihan serupa ke unit lainnya serta didalami lebih lanjut hingga tahap Data Visualization dan Power BI. Ini membuat sistem pelaporan instansi akan semakin agile dan berorientasi data.
Pelatihan seperti ini juga patut dijadikan rujukan bagi BUMN dan institusi lain yang tengah dalam proses transformasi digital, terutama untuk menyiapkan SDM yang unggul dan adaptif di era kerja yang berbasis data.
Baca juga: Belajar Excel Dasar dan Advanced Lengkap
Solusi Pelatihan Excel Profesional untuk Karyawan Baru Anda
Banyak karyawan baru belum memiliki keterampilan Excel yang memadai. Padahal, penguasaan Excel membantu mereka menangani tugas-tugas kerja yang kompleks dan berbasis data.
Menyadari hal ini, Coding Studio menawarkan dua program pelatihan khusus, yaitu Microsoft Excel For Professional untuk pemula dan Microsoft Excel For Business bagi level yang lebih lanjut.
Program Excel For Professional dirancang untuk membangun dasar penggunaan Excel, mulai dari navigasi, formula dasar, hingga pembuatan grafik. Sementara Excel For Business fokus pada analisis data lanjutan–seperti PivotTable, fungsi kompleks, dan visualisasi data.
Kedua program ini dilengkapi studi kasus nyata dan dibawakan oleh instruktur berpengalaman yang memahami kebutuhan industri. Ini membuat peserta dapat langsung mengaplikasikannya dalam tugas sehari-hari.
Dengan mengikuti pelatihan ini, perusahaan dapat meningkatkan keterampilan teknis karyawan sejak awal, meningkatkan efisiensi kerja, meminimalkan kesalahan dalam pengolahan data, dan mempercepat pembuatan laporan. Kunjungi halaman corporate training kami untuk melihat informasi lebih lanjut tentang program pelatihan Excel ini. Anda juga dapat mengisi form pendaftaran berikut untuk konsultasi terkait tujuan dan kebutuhan perusahaan Anda.